Bẫy quản trị cảm tính và nghịch lý làm nô lệ cho công nghệ

Có bao giờ bạn tự hỏi, tại sao doanh nghiệp của mình càng mở rộng, doanh thu nhìn trên giấy tờ có vẻ rất lớn, nhưng cuối tháng nhìn lại két sắt thì dòng tiền thực tế vẫn cứ rỗng túi.

Và có bao giờ bạn giật mình nhận ra, từ ngày mang đủ thứ phần mềm quản lý và trí tuệ nhân tạo về công ty, người mệt mỏi nhất, người phải đi dọn rác quy trình nhiều nhất vào mỗi tối muộn, lại chính là bạn.

Chào mừng các bạn quay trở lại với không gian của Hỷ Đạo An. Nơi chúng ta cùng nhau tháo gỡ những ảo tưởng về công nghệ, để tìm về bản chất thật sự của sự vận hành và tư duy làm chủ.

Chiều nay, sau khi xử lý xong một lỗi kẹt biểu mẫu nhập liệu của nhân viên tại văn phòng, tôi có ngồi cà phê với một người anh em chuyên làm hệ thống cho ngành sản xuất và sự kiện. Hai anh em nhìn vào bức tranh của các chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa ngoài kia. Những người đang thực sự vật lộn để sinh tồn. Một bên là áp lực kinh tế đè nặng, một bên là nỗi sợ bị bỏ lại phía sau trong cơn bão tự động hóa.

Điểm mù thứ nhất: quản trị bằng việc tính nhẩm

Điểm mù đầu tiên đang âm thầm rút cạn máu của các chủ doanh nghiệp, đó là thói quen quản trị bằng việc tính nhẩm.

Khi bạn chỉ có một cửa tiệm nhỏ hay một ekip vài người, bạn có thể làm ngày nào ăn ngày đó. Bạn nhẩm trong đầu là ra tiền lời. Nhưng khi quy mô lên đến ba, bốn cơ sở, hoặc vận hành cả một xưởng may, một công ty sự kiện với hàng trăm đầu việc, việc tính nhẩm chính là liều thuốc độc giết chết biên lợi nhuận.

Hãy thử nhìn vào một sự kiện. Chi phí hoa tươi biến động giá theo từng ngày. Một lô hàng nguyên vật liệu giao đến nơi bị hỏng phải trả lại để giảm trừ công nợ. Hay chi phí rập mẫu, chi phí gia công phát sinh ở từng công đoạn nhỏ. Nếu bạn không chặn dữ liệu ngay ở lớp gốc, tức là bắt buộc người mua hàng phải nhập liệu ngay tại khoảnh khắc rút tiền thanh toán, thì mọi con số báo cáo vào cuối tháng chỉ là một sự suy diễn mơ hồ. Bạn thấy mình bận rộn quanh năm, nhưng không biết tiền đang rò rỉ ở cái lỗ thủng nào.

Điểm mù thứ hai: quản lý trung gian bất lực và những cuộc họp bằng cảm tính

Nhưng nỗi đau thứ hai còn làm người chủ kiệt sức hơn gấp bội. Đó là sự bất lực của cấp quản lý trung gian và những cuộc họp bằng cảm tính.

Người em của tôi kể về một người bạn đang sở hữu chuỗi sáu cửa tiệm ở nước ngoài. Vì ở xa nên giao toàn quyền cho quản lý. Nhưng bởi vì toàn bộ hệ thống tính toán đều dựa trên cảm tính, không có thước đo năng suất cho từng cá nhân, nên nhân viên hoàn toàn không phục quản lý. Những nhân sự giỏi, khi thấy mình có nhiều việc, liền bắt đầu nảy sinh tâm lý kén chọn, chê việc khó, đòi hỏi đặc quyền. Và mỗi lần nhân viên đòi tăng lương hay xảy ra va chạm, người quản lý không có số liệu trong tay để phân xử, lại đẩy ngược toàn bộ mớ bòng bong đó về cho người chủ.

Người chủ mở chuỗi để mua sự tự do, nhưng cuối cùng lại biến thành người đi giải quyết những sự vụ lằng nhằng nhất.

Khi bạn không có dữ liệu thực tế tại điểm chạm, bạn đang để cảm xúc của nhân sự điều khiển vận mệnh doanh nghiệp mình.

Điểm mù thứ ba và thứ tư: quản lý qua nhóm trò chuyện và nỗi sợ phần mềm mới

Thế rồi, để thoát khỏi cảnh đó, nhiều người chủ bắt đầu lao vào công nghệ. Và đây là lúc cái bẫy thứ ba và thứ tư sập xuống. Đó là căn bệnh quản lý công việc qua các nhóm trò chuyện, và nỗi sợ nhân sự phản kháng với phần mềm mới.

Rất nhiều công ty hiện nay đang vận hành bằng hàng chục nhóm tin nhắn. Bộ phận thiết kế lên ý tưởng ở một nhóm, bộ phận tiếp thị bàn lịch chụp ở một nhóm, xuống đến phân xưởng cắt may lại nằm ở một nhóm khác. Tin nhắn trôi đi mỗi giờ, ý tưởng đứt gãy, không ai biết mẫu thiết kế nào đã chốt, mẫu nào đang nằm chờ ở xưởng, xưởng nào đang giữ bao nhiêu hàng và trễ hạn bao lâu. Chỉ cần một nhân viên nhập sai biểu mẫu đầu vào mà không nhảy sang danh sách kiểm tra của bộ phận kế tiếp, cả dây chuyền lập tức tê liệt.

Muốn đưa phần mềm vào để gom lại, thì người chủ lại sợ. Sợ tốn tiền thuê máy chủ đắt đỏ, và sợ nhất là những người thợ dưới xưởng, những nhân viên quen làm việc tay chân sẽ không biết dùng bảng tính phức tạp, dẫn đến đình trệ toàn bộ guồng quay.

Chặn dữ liệu tại gốc bằng một nút chạm

Nhưng sự thật là, tối ưu doanh nghiệp không bao giờ đồng nghĩa với việc làm phức tạp hóa công việc của nhân viên. Trong hệ thống mà chúng tôi xây dựng, nguyên tắc tối thượng là sự tối giản. Bạn không cần những máy chủ cồng kềnh, toàn bộ dữ liệu có thể nằm ngay trên không gian lưu trữ đám mây miễn phí mà bạn vẫn dùng hàng ngày, được nối với nhau bằng các luồng tự động hóa ngầm.

Thứ duy nhất hiện ra trước mắt người công nhân dưới xưởng hay nhân viên bán hàng, chỉ là một biểu mẫu trên điện thoại với những nút chạm. Hàng giao đến xưởng, chạm một nút xác nhận đủ số lượng. Hàng lỗi trả về nhà cung cấp, chạm một nút giảm trừ công nợ. Người làm chỉ mất đúng ba giây để thao tác mà không cần nhìn vào bất kỳ bảng tính nào. Quy trình cũ hoàn toàn không bị xáo trộn, nhưng mọi con số về giá vốn, công nợ và năng suất đều tự động đổ về bảng điều khiển của người chủ theo từng giây.

Khi bạn không có dữ liệu thực tế tại điểm chạm, bạn đang để cảm xúc của nhân sự điều khiển vận mệnh doanh nghiệp mình. Ngược lại, khi dữ liệu đã tự động lên tiếng, mọi cuộc họp sẽ diễn ra bằng những con số biết nói, minh bạch và sòng phẳng.

Câu hỏi ngược: ai đang phục dịch ai

Tuy nhiên, ở cuối buổi chiều hôm nay, tôi có đặt ra một câu hỏi ngược. Một góc nhìn mà tôi muốn gửi gắm sâu sắc nhất đến các vị chủ doanh nghiệp trong tập phát sóng này.

Giữa lúc chúng ta đang say sưa nói về sự thông minh của các ứng dụng và trí tuệ nhân tạo, tôi chợt tự hỏi. Liệu xã hội ngoài kia, con người đang thực sự dẫn dắt trí tuệ nhân tạo, hay chính chúng ta đang ngoan ngoãn phục tùng chúng.

Nhiều chủ doanh nghiệp mua công nghệ về vì tâm lý đám đông. Vì không hiểu rõ gốc rễ quy trình của chính mình, họ để mặc cho các thuật toán dẫn dắt, rồi hàng ngày biến mình thành người đi nhập liệu, đi sửa lỗi, đi phục dịch ngược lại cho những cỗ máy đó.

Theo quy luật cân bằng và tiến hóa, công cụ dù siêu việt đến đâu cũng chỉ là phần xác. Tư duy quản trị và sự thấu hiểu con người của người chủ mới là phần hồn. Người chủ thông thái không cần phải tự tay lập trình, nhưng bắt buộc phải là người vẽ ra bản đồ vận hành để định hướng cho trí tuệ nhân tạo giải quyết đúng nỗi đau của mình.

Đêm nay, khi nhìn lại doanh nghiệp mà bạn đã đổ bao mồ hôi nước mắt để gây dựng, hãy dành ra một phút tĩnh lặng để tự vấn chính mình. Hệ thống và công nghệ mà bạn đang theo đuổi, nó đang từng ngày trả lại sự tự do cho bạn, hay nó đang biến bạn thành một người làm thuê cấp cao trong chính cơ ngơi của mình.

Xin chào và hẹn gặp lại các bạn vào lúc mười chín giờ mười ba phút tối mai, trên hành trình làm chủ công nghệ và làm chủ chính mình.